Een beeld van de processen binnen de organisatie

Een beeld van de processen binnen de organisatie

Willen we een beeld van de processen binnen de organisatie, en weten hoe we die wellicht kunnen verbeteren, dan moeten we deze eerst in kaart brengen. Dit doen we met behulp van de 7 S analyse, welke de diverse onderdelen onder de loep neemt. Hierbij onderzoeken we 7 onderdelen: Structuur, Strategie, Systemen, Stijl, Skills, Staff en Shared Values.

Structuur

Hierbij analyseren we de organisatiestructuur, en hoe de verschillende processen zijn ingericht. Welke functies zijn er binnen de organisatie, welke bevoegdheden vallen er onder deze functies, en hoe is de arbeidsverdeling over deze functies.

Dit kan per organisatie sterk verschillen, omdat de ene organisatie bestaat uit 1000 medewerkers, waarin diverse gradaties van directie, leidinggevenden en arbeiders bestaan, terwijl de andere organisatie uit één persoon bestaat, die zijn werkzaamheden automatiseert via de mogelijkheden via het internet.

Hoe de organisatie ook in elkaar steekt, het moet wel duidelijk zijn, welke werkzaamheden er worden uitgevoerd, en door wie!

Strategie

Welke strategie wordt er gevolgd, om de uiteindelijke doelstellingen te bereiken? Dit kan ook al op kortere termijn bekeken worden, en de doelstelling voor bijvoorbeeld het einde van de maand. Welke middelen zijn er nodig, en hoe worden deze ingezet, en hoeveel mensen zijn daar voor nodig, of welke stappen dienen daarvoor gezet te worden, en/of hoe kunnen deze geautomatiseerd verlopen, en welke hardware en software is daarvoor nodig?

Systemen

Bij systemen gaat het over hoe de processen binnen de organisatie verlopen, hoe de communicatie verloopt, de procedures en de afspraken om alle werkzaamheden in goede banen te laten verlopen. Bij een éénmansorganisatie zal communicatie geen probleem vormen, echter in een lijnorganisatie, waar de directie, via de lijnfunctionarissen en managers een bericht doorgeeft aan de werknemers, kan ruis optreden, waardoor het bericht verkeerd wordt geïnterpreteerd, en er chaos ontstaat op de werkvloer.

Stijl

Stijl verwijst naar leiderschap, en de manier waarop leiding wordt gegeven, door het management. Het leiderschap heeft vaak aantoonbaar effect op het resultaat van de werknemers, en daarmee op het bedrijfsresultaat.

Skills

Welke Skills ofwel welke vaardigheden bezitten de werknemers van de organisatie, waardoor er onderscheidende prestaties kunnen worden geleverd? Zijn deze voldoende om onderscheidend vermogen te creëren, of moeten hier mensen voor worden aangetrokken, of moeten de huidige werknemers worden bijgeschoold?

Staff

Hoe is P&O binnen de organisatie vormgegeven? Aan welke kenmerken moet het personeel voldoen? Hoe beloont de organisatie het personeel en hoe wordt het personeel behouden? Zijn er mogelijkheden voor scholing, en ontstaan hierdoor doorstroommogelijkheden? Kan de organisatie nog verder groeien, of zit deze aan zijn plafond? Worden de werknemers voldoende uitgedaagd in hun functie, of is het slechts een repetitieve handeling, waarbij men van 8 tot 5 aanwezig moet zijn? Dit zijn allemaal belangrijke punten over de vormgeving van het personeelsbestand, en de functies die zij uitvoeren.

Shared values

Gedeelde waarden zijn het bestaansrecht van een organisatie en staat daarom centraal in het model.
Kernwaarden, visie en bedrijfscultuur waarop de organisatie is gebaseerd.

Uitvoering van het 7-S-model

Onderzoek per element de problemen en vat deze samen. Maak daarna een matrix op en verbind de elementen met elkaar. Bedenk daarna oplossingen en stem dit af met de bedrijfsstrategie.

Noot: een extra S —> het 8S model

Naar mijn mening is de 7S analyse niet compleet zonder een extra S, en wel die van Succes!
Dit met de vraag of de huidige middelen en werkzaamheden toereikend waren om in een succesvolle uitkomst te voorzien. Is dit niet het geval, wat moet er dan veranderen in de aanpak van de werkzaamheden, of welke middelen moeten er worden toegevoegd?