Wat gebeurt er in jouw organisatieproces?
In iedere organisatie, van klein tot groot is een organisatieproces; een proces dat producten of diensten voortbrengt, welke voorzien in een behoefte. Dit is ook wel de bestaansreden voor de organisatie. In dit productie- of dienstenproces kunnen we drie fase onderscheiden:
De Input
De inbreng van de organisatie om een product te kunnen produceren, of een dienst te kunnen leveren wordt de input genoemd. Voor een productie bedrijf betekent dit dat er productmiddelen nodig zijn. Deze zijn nodig voor het transformatieproces en de besturing daarvan.
Het gaat hierbij voornamelijk om menselijke arbeid, kennis, grondstoffen en kapitaal. Voor een productiebedrijf zijn dit tastbare grondstoffen en andere ingrediënten, terwijl voor een bibliotheek dit de boeken zijn die zijn uitlenen. Het kapitaal omvat niet alleen het banksaldo, maar ook de bezittingen die waard toekennen aan de organisatie, zoals gebouwen, machines, inrichting van bijvoorbeeld een kantoor en computers.
De Troughput
De input van de middelen wordt in deze fase omgevormd tot een product of dienst, zodat de afnemer, in de meeste gevallen de consument, hiervan gebruik kan maken. Een productiebedrijf transformeert grondstoffen en halffabricaten om naar producten, voor de consument. Ook in bedrijven zonder fysiek proces, in sprake van een troughput; een VVV kantoor verzamelt informatie, en maakt daarvan brochures.
Output
De output is de door transformatiefase ontstane product of en vorm van dienstverlening. De primaire output wordt gevormd door de goederen en diensten die worden geproduceerd. Secundaire outputs zijn onder meer milieubelasting, werkgelegenheid, opleiding van werknemers en belastingbetalingen door het bedrijf.
Het interne organisatieproces
Het interne organisatieproces, omvat alle processen rondom de input, througput, en output, om deze correct te laten verlopen. Dit interne organisatieproces kan op verschillende manieren worden ingedeeld:
- de mate van betrokkenheid bij het productieproces
- de functie van het proces.
De mate van betrokkenheid bij het productieproces
Het productieproces, waarbij binnen de organisatie sprake is van een fysieke omzetting van grondstoffen en halffabricaten in eindproducten onderscheiden we in drie elementen:
- het primaire proces
- het ondersteunende proces
- het beheersingsproces
Het primaire proces en de daarbij behorende ondersteunende processen zin gericht op de transformatie tot product of dienst. Het beheersingsproces is meer gericht op het beheren van de organisatie als geheel, welke dienen te resulteren in het behalen van de doelstellingen.
Het is hierbij erg belangrijk alle stappen in dit proces goed te volgen, en een overzicht te hebben in deze processen, en bijvoorbeeld het personeel dat deze stappen uitvoert. Een duidelijk beeld van de kennis van de werknemer, en of deze voldoende aansluit bij de functie die hij of zij uitvoert. Een interne analyse kan ook hier duidelijkheid verschaffen, of er wellicht nascholing nodig is, of dat deze werknemer op een andere plaats beter kan worden ingezet.
Dit kan zomaar een efficiëntere manier van werken opleveren, waarbij door de inzet van personeel op een andere plaats, ineens bijvoorbeeld geen overuren meer hoeven te worden gemaakt, en dus direct wordt bespaard op loonkosten!